全国のサラリーマン、OLの皆様は議事録を書くのに抵抗はありませんか？
かく言う私は全く持って抵抗がありません。なぜなら、10年に及ぶサラリーマン生活で幾多の会議に出席し、計1000回以上は書いてきましたので…。今となっては、息を吐くように議事録を書き取ることができます。
少し大袈裟に言い過ぎましたが、普通に得意です。しかしながら、議事録を書き取ることが上手になっても直接的な評価を得られる訳でもありません。実に地味な仕事の為、虚無感を感じます・・・。
さらに社内で昇進するに従い、議事録を書き取る頻度は徐々に減少。後輩に任せがちになることからあまり上達しないままに年齢を重ねたビジネスマンは意外にも多くいます。
今回は議事録を率先して書き取り続けた私の体験談に基づき、書き取るコツと得られた恩恵について、紹介をしていきたいと思います。
今となってはライティングスキルが上達したことから、ブログを書けるようになりました！皆さんも議事録を書くことで文章能力UP！！ブロガーになってみてはいかがでしょうか？副業で収入UPしちゃいましょう。
議事録を書き取ることで、得られる恩恵
実は議事録を書くのが苦手な人って多いです。実際に年齢を重ねたサラリーマンの中では、驚く程に稚拙な文章しか書けない人がいるのも事実。ただ立場がある為、誰も逆らうことができないだけ・・・。
私の経験では先輩や上司の議事録について、称賛できる程に素晴らしい出来栄えだった人は、やはり会社のエース級のみ。
その他、大勢の人は口だけ番長であることが多く、部下に対して、指摘だけは一丁前に言うクセに自分が書いてみたら、聞き取ることすらできない程に残念な人を多く見てきました。
ここでは、議事録を書くことによって得られる5つの恩恵をご紹介していきます。
①議事録を制するものは会議を制する
書記の人は会議の内容が自然と頭に入ります。たとえ、会議中は書くことに必死だったとしても、終了後に清書していく中で、会議の復習ができます。その為、会議内容が記憶に定着し易いのです。
会議内容を記憶していることから、会議中は皆が思い出せない内容や、誤った発言等を訂正することもできる為、信頼を得ることも可能。さながら、弁護士ばりに異議を唱えることができるようになります。
異議あり！今の発言は間違っています！前回、議事録によると・・・。
しかし、これをやり過ぎると社内で角が立つでしょう。異議を唱える場面は皆が本当に困った時でOKです。
②人に頼らなくてよい
議事録を書き取れない人の多くは「書く」「聞く」という動作が遅い為、発言するのと同時に手を動かすことができません。その為、自分が主体の会議では他の人に議事作成を任せるしかありません。
しかし、議事録の書き取りが上達すれば、たとえ、自分が主体の会議であっても息を吐くように議事を書き取れる為、意図も簡単に作成することが可能。
これにより、議事作成を依頼できる人がいなくても全く問題はありません。さらに、優先度の高い自分主体の会議においても、難なく自分で作成できることから、議事録の品質を担保できます。
③ライティングスキルの上達
最初は苦手で聞き取ることが難しいのは当たり前です。しかし、書き続けることで頭は覚醒し、耳は慣れて、語彙力は増加。これにより「書く」「聞く」という、ビジネスマンとしての基本能力の底上げに繋がります。
新人が議事作成を任されるのは、面倒な仕事を押し付けられている部分も大いにありますが・・・。
基本能力の底上げに繋がる為、一応、理には叶っているのです。
④周囲の信頼を得れる
議事録を書いても直接的な評価を得れる訳ではありません。しかし、周囲の信頼を得ることは可能です。私はサラリーマンとして転職回数が多かったのですが、転職直後にまず、やることは周囲の信頼を勝ち取ること。
やはり、信頼を得れないことには、よい仕事はできません。議事録が得意であれば、それだけで周囲からの信頼と一定の評価を得ることは可能なのです。
その為、議事録が得意であることはビジネスに携わる人として、メリットしか生みません。どんな状況でも武器となります。
⑤副業でブロガーになれるかも
文字を書くことに抵抗がなくなるだけで、ブロガーへの敷居は圧倒的に低くなります。
皆、お金は稼ぎたいですよね？ライティングスキルが上達すれば、記事を作成することは難しくありません。
議事録は目と耳から入った情報を脳内で最適な表現に置き換えて、手を動かす。一方、ブログでは目と耳から得た情報を脳内で処理し、自分というフィルタの中で感じたことを書き綴る訳です。
議事録との違いはたった一つだけ、自分というフィルタが加わっただけ。これは議事録上手がブログを書かない手はないですね。議事録上手になって、本業＋副業（ブログ）で収入UPを目指しましょう。
月収100万円を越える、トップブロガーがいるのは事実。文才があれば、可能性が広がります！
議事録を書き取るコツ〜具体的なテクニックをご紹介〜
今回、ご紹介するテクニックはよい議事録を作成する為に必要な手法。具体的には4つの順序があるので、慣れないうちは、この順序を守ることで、議事作成に務めることが望ましいです。最初は時間が掛かりますが、回数を重ねることで、スピードとクオリティは必ず、高まるので安心してください。
①情報は漏れなく、全て書き取る
議事作成において大切なのは聞いた情報を全て書き起こすこと。質の高い議事を作成する為には内容を聞き漏らすことはNG。文章は後で削ぎ落とす為、聞いた情報を全て書き起こすことが求められます。
さながら、タイピングゲームをしている感覚と一緒です。慣れないうちは耳から入った情報を最適な表現に置き換えて文字に起こすことは不可能。まず、追いつきません。
下書きは、後から見てわかればよいので、文章が無茶苦茶でも構いません。まずは聞いた情報は全て書き起こすことを心掛けましょう。大切なのは誰が、何を発言したのかを書き記すことです。
出席する会議によっては失敗できない緊張感のある会議があります。そういった場合は、レコーダーを持っていくと安心できます。もし、聞き取れなかった場合、後から聴き直し、清書する方法を取ります。
またタイピングが遅く、苦手意識があるようでしたら、無理にパソコンを使用する必要はありません。ノートとペンで速記しましょう。苦手なタイピングを練習するよりも、自分の手法を確立させる方が大事です。
手順に拘るのではなく、重要なことは、質の高い議事録を作成することなのです。
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②文字量の整理、削ぎ落とし
全体の文字量については、受取手の好みによりますが、一般的な1時間〜2時間程度の会議だった場合、議事録はA4用紙2枚に抑えるのがベター。さらに好みにより A4用紙1枚に必ず、抑えるべきといった人がいます。
会社に議事録の雛形がある場合は合わせる方がよいでしょう。もし、存在しない場合はワードかエクセルで作成するのが一般的です。
これにより、文章に優先順位を付けることで、優先順位が低い内容は最後、削ぎ落としを行います。不要な内容は削除していきましょう。
ただし、人によってはこの発言がないだの、あーだ、こーだ言う人がいるかもしれないので、一応書き取っておいた方が無難です。そして、後から追記しておけば、好印象を与えることができます。
そもそも、国会の議事録のように、全発言を全て記録する意味はありません。後から遡って見て分かればよい。発言の証跡として、残したいと考える人が大半ですからね。
③表現の最適化、置き換え
全て書き起こした文章は最適な表現に置き換えていきます。経験を重ねると、耳から聞いた後、瞬時に最適な表現に変換することができるようになります。
私の経験では議事録を100回書き終えた頃から、脳内で簡単に処理ができるようになりました。
では、最適な表現はどのように見つけるのか？ですが、類語検索を用いるのが便利です。グーグル先生に「調べたい表現＋類語」を検索することで、最適な表現が見つかるはずです。これで、最適な文章を組み立てます。
④最後の仕上げ
最後の仕上げは見直すことが大切。ただ見直すだけではなく、漢字間違いや、句読点の有無、表現の統一化ができているか。「無い、ない」「している、してる」「一つ、1つ」「為、ため」・・・など。
といった具合に、意識していなくてもパソコンが勝手に変換してしまい、表現がバラバラになってしまうことがあります。議事メモくらいであれば、神経質に拘らなくてもよいですが、上層部や顧客に提出する場面においては細部まで拘り、注力するべきです。
せっかく、よい出来栄えでも、簡単なミスが目に付き、指摘を受けるようでは虚しいです。
質の高い議事録を作成する為には回数を重ねる必要がありますが、先にノウハウを知ることで、その成長スピードは高まります。こちらの書籍では必要なポイントを分かり易く公開しており、大変参考になりました↓
まとめ
ビジネスに携わる人にとって、議事録の書き取りは簡単に出来て当然と思われています。しかし、質の高い議事録を作成できる人は一握り。
社内では新人に対して、よく書けと命令する先輩が本当に多いです。しかし、そういった人が書いてみると対した出来栄えではないことがほとんど。人が書いた文章に対して、指摘だけを行うことは大変、楽チンな仕事。
誰しも無駄な仕事は減らしたいもの。ただし、年齢を重ねた大人であるにも関わらず、薄っぺらいビジネスマンには将来、絶望しかありません。メッキが剥がれるのも時間の問題でしょう。若いうちに必要な努力を積み重ねることで、実力を兼ね備えた存在になりたいものです。
今回、私がサラリーマンをしていた頃を振り返ってみて、議事録を書くことにより、得られていた多くの恩恵があることに気が付きました。議事録とブログは通ずる部分があります、時間が許すようであれば、ビジネスマンには副業でブログ運営をぜひ、オススメしたいです。
以上
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